La clave para que no pierdas tu tiempo en una reunión.

Hace poco leí en algún lado que las reuniones de trabajo son un mal necesario.

Yo no lo creo así.

Si se hace bien, una reunión puede acelerar los resultados y generar energía dentro de tu departamento o empresa. Si cumples ciertos requisitos claro.

Los humanos somos seres sociales por naturaleza, lo que facilita reunirnos espontáneamente para un partidito de futbol o partir un pastel. En cambio, una reunión productiva en un ambiente laboral requiere coordinación, objetivos claros y la capacidad de gestionar el tiempo, algo que no se da de manera tan natural.

Y si has tenido complicaciones para lograr esto último, espero estos consejos te ayuden.

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Tu ventaja radica en mi habilidad para interactuar contigo de tal forma que tengas una perspectiva diferente de los retos que enfrentas, para que juntos encontremos una solución y la ejecutemos de manera precisa y a un alto nivel, logrando así los resultados que buscas.

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1. Ten un objetivo claro. Pero no en tu cabeza. Tienes que decirlo en voz alta y si puedes, ponlo por escrito en algún lugar con letra grande. Cuando la reunión se desvíe –porque así pasa- puedes remitirte al objetivo para reenfocar la atención.

2. Tengan acuerdos previos. Siempre surgirán imprevistos pero trata de improvisar lo menos posible. Involucra a los participantes en la elaboración de las reglas del juego. ¿Levantar la mano para participar? ¿No personalizar? ¿Empezar y terminar puntualmente? O cualquier otro acuerdo que todos estimen que pueda funcionar para cumplir el objetivo. Asegúrate de hacer cumplir estos puntos.

3. Pon un tiempo límite. Claro, muchas reuniones se pueden prolongar si están funcionando y se están alcanzando acuerdos o se está discutiendo algo relevante, pero de preferencia empuja el que los participantes sean breves y concisos para que tengan hora de salida. Eso de que sé a que hora empieza una reunión pero no sé a que hora termina genera demasiada incertidumbre y por lo tanto dispersión en la atención.

El problema no son realmente las reuniones. El problema es que no hay quien las dirija con efectividad.

- Yuban.